Por padrão o Microsoft Outlook vêm configurado para no momento da sincronização das pastas IMAP, baixar totalmente o seu conteúdo e também seus anexos, mantendo uma réplica fiel da caixa de e-mails do servidor.
O problema é que para clientes com um volume expressivo de e-mails ou até mesmo com o passar do tempo, esta operação se torna inviável, tornando-o lendo para as operações diárias.
Para resolvelr esta dificuldade devemos configurar o Outlook para baixar apenas os cabeçalhos e quando o usuário de fato clicar no e-mail, efetuar o download do e-mail para ser exibido ao cliente em tempo real.
Para configurar, siga os passos abaixo:
1) Com o Microsoft Outlook aberto, pressione as teclas: Ctrl + Alt + S
2) Selecione a opção "Todas as contas" e clique em "Editar..."
3) Na outra tela, selecione a respectiva conta IMAP
4) Marque a opção: "Incluir a conta selecionada neste grupo"
5) Marque todas as outras opções, selecionando especialmente a opção: "Baixar cabeçalhos para pastas inscritas" ou "Baixar cabeçalhos apenas"
6) Por último, clique em "OK"
7) Feche o Microsoft Outlook e abra novamente.